La idea en dos minutos
El sistema tiene dos pantallas que se usan todo el servicio y no se parecen en nada: Tomar pedido, que es la del mozo con el celular en la mano, y Comanda, que es la que queda abierta en la cocina.
Entre las dos hay una sola idea que hay que entender: una mesa pide varias veces y paga una sola vez. Cada vez que pide es una ronda que va a cocina por su cuenta; todas las rondas se suman en la misma cuenta, y la cuenta se cierra cuando alguien la cierra a mano.
Si cada pedido fuera una boleta, la mesa 4 que pidió tres veces se iría con tres papeles y el postre saldría facturado aparte. Y el stock se descontaría tres veces mal.
Lo que se carga una sola vez
Las mesas
En Configuración se dice cuántas mesas tiene el local. Con eso el sistema dibuja el salón: no hay que cargarlas una por una.
La carta
Cada plato con su precio. Si el mismo plato se vende en dos tamaños o con dos guarniciones a precio distinto, eso son variantes, no dos platos.
Los adicionales —las cremas, el extra de queso, el "sin cebolla"— se cargan como opciones del plato y suman al total mientras el mozo los elige.
Los insumos y las recetas
Un plato marcado como receta no tiene stock propio: consume insumos. Se carga qué lleva y cuánto, y al entregarlo bajan los gramos solos.
Es lo que después contesta la pregunta de fin de mes: cuánto pollo se fue en ventas y cuánto en merma.
Los mozos
Cada mozo con su usuario. Después se le asignan las mesas que atiende.
El salón y las mesas
Tomar pedido muestra el salón como una grilla de mesas grandes, pensada para un dedo en una tablet y no para un mouse. Cada mesa dice de un vistazo si está libre u ocupada, y de quién es.
| Cómo se ve | Qué quiere decir |
|---|---|
| Libre | No hay nadie. Se puede abrir una cuenta. |
| Ocupada | Tiene una cuenta abierta tuya. Se le puede agregar. |
| De otro | La atiende otro mozo. No se toca. |
Un mozo ve exactamente las mesas que le asignaron y nada más. No puede tomar el pedido de una mesa ajena ni mirar su cuenta. El administrador las ve todas.
Las asignaciones se cambian en cualquier momento, y cuando un mozo se retira sus mesas pasan a otro sin perder las cuentas abiertas.
El plano del salón
Salón es otra pantalla, y a propósito. Tomar pedido es la del mozo: ve solo sus mesas porque no puede tocar el resto. El plano es la del mostrador — se ve el local entero, y contesta las tres preguntas que se hacen mirando el salón: si hay lugar, qué mesa está esperando la cocina y cuál se demoró.
| Color de la mesa | Qué está pasando |
|---|---|
| Verde | Libre. Se puede sentar gente. |
| Ámbar | Ocupada. Dice cuánto lleva sentada, y 🔥 si espera algo de la cocina. |
| Roja | Más de hora y media sin nada en cocina: ya comió. O quiere la cuenta, o se la olvidaron. |
Se actualiza sola cada veinte segundos, así que se puede dejar abierta toda la noche en la pantalla de la caja. El botón Pausar refresco la congela mientras alguien está mirando una mesa concreta.
El administrador ve el monto de cada mesa y el total de lo que hay sobre el salón. Un mozo con acceso al plano ve el estado y el tiempo de todas las mesas, pero el monto solo de las suyas: saber si hay lugar le sirve a cualquiera, cuánto está gastando la mesa de otro no.
Zonas, si el local es grande
Un local de ocho mesas es una lista. Uno de cuarenta no se piensa así: se piensa por lugares —el balcón, la terraza, el entrepiso— y una mesa se encuentra por dónde está, no por su número. Para eso están las zonas, y vienen apagadas: encenderlas sin necesidad convierte una lista clara en dos títulos y una lista.
Encenderlas
En Configuración → Mesas y meseros → Zonas del salón, marcar «Dividir el salón en zonas».
Ponerles nombre
Los nombres los elegís vos, y conviene que sean los que se usan adentro: los que el mozo entiende cuando se los gritan desde la cocina.
Cada zona lleva un color, que es lo que las separa de un vistazo en el plano.
Repartir las mesas
Se escriben por rangos, como se dictan: 1-10, o 1 a 10, o 1-5, 8, 12-14. Los números que no existen en el salón se ignoran.
Una mesa que ya estaba en otra zona se muda sola. No hay que sacarla de la anterior primero.
Son dos cosas distintas y conviven: la zona es dónde está la mesa y el mozo es quién la atiende. Dos mozos pueden compartir el balcón, y uno solo puede cubrir dos zonas. El reparto entre mozos se sigue haciendo aparte.
Las mesas que quedaron sin zona no desaparecen: aparecen juntas al final del plano, bajo «Sin zona». Es a propósito — una mesa que se esconde por un olvido al repartir es la peor forma de perder una mesa.
Y apagar las zonas no borra el reparto: queda guardado por si se vuelven a encender.
El nombre del comensal
Al abrir una mesa se pide nombre y apellido de quien está pidiendo. Es obligatorio, y sale impreso en la preforma y en la boleta. Sirve para dos cosas: llevar el control de quién pidió qué, y que el mozo que hereda la mesa sepa con quién está hablando.
Rondas y una sola cuenta
La mesa 1 pide dos platos. Veinte minutos después pide dos cervezas. Media hora más tarde, el postre. Son tres rondas y una sola cuenta.
- Cada ronda entra a la comanda por separado, con su propio reloj: el postre no llega a cocina naciendo urgente.
- Cada ronda descuenta su propio stock cuando sale, y no vuelve a descontar el de las anteriores.
- La cuenta se cierra a mano, cuando la mesa pide la cuenta. Ahí se cobra, se imprime y se libera la mesa.
El sistema no cierra mesas solo. Una mesa que salió toda de cocina sigue abierta hasta que una persona la cierra, porque solo una persona sabe si van a pedir el café.
La comanda
Es la pantalla que se deja abierta en la cocina. Se actualiza sola cada 20 segundos y se puede pausar mientras alguien lee un ticket.
- Cada ticket muestra los minutos que lleva esperando. Pasados los 25 se pinta en rojo, para que nadie se quede olvidado.
- Debajo de cada plato aparece lo que el cliente eligió: las salsas, los extras y lo que pidió quitar.
- El botón de cada ticket lo pasa al siguiente estado: recibido → en preparación → listo → entregado.
- Los pedidos marcados Del catálogo llegaron solos desde el celular de un cliente, con su dirección de delivery.
Al marcar la ronda como entregada. Ni antes ni después: si bajara al tomar el pedido, un plato cancelado se comería el stock; si bajara al cobrar, la despensa mentiría todo el servicio.
Implementos y retiros
A cada mozo se le pueden asignar implementos: el mandil, la tablet, el cambio. Queda anotado qué se le entregó y cuándo.
El ticket de retiro
Cuando un mozo necesita irse antes, levanta un ticket de retiro con el motivo. El ticket llega a administración y no se aprueba solo:
Pide el retiro
El mozo escribe por qué se tiene que ir. Cualquiera puede hacerlo: negarle avisar no protege nada, se va igual y sin dejar constancia.
Devuelve los implementos
Administración marca cada cosa como entregada. Sin esos tildes el retiro no se aprueba.
Se reasignan las mesas
Se elige a qué otro mozo pasan sus mesas y sus cuentas abiertas. Si no se elige a nadie, quedan sin dueño.
Lo que vendés y cuánto sale
Todo lo que el negocio cobra vive en un solo lugar: platos. De ahí salen los precios de las ventas, los de la página pública y los de los reportes. No hay una segunda lista de precios en ningún lado.
Variantes: la idea que hay que entender
Un plato puede tener variantes, y cada variante tiene su propio código, su precio y su stock. Son el mismo plato visto de cerca.
La regla para decidir: si el cliente lo pide por el mismo nombre pero elige entre opciones, son variantes. Si lo pide por otro nombre, son dos platos distintos. Cargar cada variante como un plato aparte funciona el primer mes y después vuelve el catálogo ilegible.
Tres formas de existir
| Tipo | Qué quiere decir | Descuenta |
|---|---|---|
| Propio | Se compra hecho y se revende. Tiene stock que se agota. | su stock |
| Receta | Se prepara al venderlo consumiendo insumos. No tiene stock propio. | los insumos |
| Servicio | No se agota nunca: una consulta, una hora de trabajo. | nada |
Están en platos → Categorías, colgando del mismo menú. Ordenan el catálogo, filtran los reportes y arman las secciones de tu página pública.
Conviene decidirlas antes de cargar cien platos y no después: recategorizar a mano es el trabajo que nadie hace.
El stock mínimo
Cada variante tiene un stock mínimo. Cuando el stock baja hasta ahí, aparece el aviso de "quedan pocos" arriba a la derecha. Dejarlo en cero es apagar la alarma.
La galería: fotos y un video de TikTok
Cada plato tiene su galería, en el botón Galería de su ficha. La portada es la que se ve en la grilla del catálogo; las demás aparecen al abrirlo, en el orden que les des.
Y en esa misma pantalla podés pegar el enlace de un video de TikTok. Se ve dentro de la galería, entre las fotos, y el cliente lo reproduce sin salir de tu página.
Sigue viviendo en tu cuenta de TikTok y se reproduce desde ahí. Lo único que se guarda de nuestro lado es su carátula.
No es un ahorro de espacio y nada más: treinta segundos de video pesan lo que doscientas fotos, y servidos desde un hosting barato se ven a tirones. TikTok tiene servidores en todo el mundo para eso y no cobra por usarlos.
- El enlace sale de Compartir → Copiar enlace en la app, o de la barra del navegador mientras estás viendo el video.
- Tiene que ser un video público. Si tu cuenta es privada o el video está oculto, TikTok no lo entrega — y te lo decimos al pegarlo, no después.
- El video no puede ser la portada: en la grilla se ve una imagen sola, sin dónde reproducirlo.
- Si lo borrás de la galería, se va de tu catálogo y nada más. En tu TikTok sigue.
Clientes
Un cliente se carga una vez y queda para siempre. Nombre, documento, teléfono, correo y dirección — los mismos datos que después salen impresos en el comprobante.
El teléfono es un enlace directo a WhatsApp: se toca y se abre el chat, sin copiar el número a mano.
La lista marca a los clientes que ya volvieron más de una vez. Son los que sostienen el negocio, y son a los que conviene llamar primero cuando hay algo nuevo. El reporte de Recompra pone el número: qué porcentaje vuelve.
Los datos para facturar van plegados
Debajo del formulario hay un desplegable con razón social, condición fiscal y dirección fiscal, para el cliente que pide factura a nombre de una empresa.
Esos datos son de la persona, no de la venta: se escriben una vez y salen solos cada vez que compre. Pedírselos en cada comprobante es la forma más rápida de que un día alguien los escriba mal.
Y van plegados porque la mayoría no pide factura. Tres campos más arriba les estorban a todos por el que sí.
La caja
La caja es lo primero de la mañana, no un informe de la noche. Por eso tiene su propia sección en el menú, con el estado escrito al lado del nombre: ABIERTA o CERRADA de un vistazo, sin entrar.
Abrir
Se cuenta lo que hay en el cajón antes de empezar a vender y se escribe ese número. Es el punto de partida: sin él, al cerrar no se puede saber si falta o si sobra.
Si el negocio cobra en varias monedas, se cuenta por moneda. Son montones distintos sobre la mesa y sumarlos a una sola cifra hace que nunca cierre.
Anotar lo que entra y sale
Pagarle al proveedor, mandar plata a la bóveda, traer cambio. Sin anotarlo el arqueo no cierra y la diferencia se lee como un faltante.
Cerrar
Se cuentan los billetes y se escribe lo que hay de verdad. El sistema dice si falta o si sobra, y deja la diferencia anotada con nombre y hora.
Un arqueo sirve justamente cuando no da cero. Cuadrarlo a mano es tirar a la basura la única señal que da.
Una transferencia no está en el cajón: se comprueba contra el banco, no contando billetes. Meterla en el arqueo haría que cierre siempre y no sirva para nada.
Se puede, y el sistema no lo frena — frenar una venta por un trámite es peor que el trámite. Pero ese cobro no entra en ningún arqueo, así que aparece un aviso en el tablero el mismo día, que es cuando todavía se está a tiempo de abrir la caja y contar lo que hay.
El resumen de la caja te llega por correo
Cada vez que se abre y se cierra la caja, te llega un correo con el detalle: con cuánto arrancó, cuánto se esperaba, cuánto se contó y la diferencia. Va a todos los administradores que tengan correo cargado en su perfil.
Vos no siempre estás en el local, y la caja la abre y la cierra otro. Sin el correo te enterás al día siguiente mirando un informe — y una diferencia que se descubre al día siguiente ya no se puede preguntar: el turno terminó y nadie se acuerda de nada.
Si no cuadra, lo dice desde el asunto: "Caja cerrada · Tu Negocio · NO CUADRA".
Cobros, gastos y reportes
El cobro
Una cuenta puede cobrarse de una vez o en partes. Cada pago queda con su medio —efectivo, transferencia, tarjeta— su fecha y quién lo registró. Lo que falta es el saldo, y las cuentas con saldo salen listadas de la más vieja a la más nueva: así se ve primero a quién hay que llamar.
Si se carga dos veces el mismo número de comprobante, el sistema avisa. No lo impide —a veces es correcto— pero lo dice.
Los gastos
Alquiler, luz, agua, internet, mantenimiento, publicidad. Son los gastos fijos que se restan de las ventas para saber el margen real del mes. Lo que se compra para revender no va acá: eso es una compra y tiene su propio módulo.
El fondo de ahorro
Aparta solo un porcentaje de cada cuenta cerrada y lo muestra creciendo aparte. La plata para reponer deja de mezclarse con la del día. El porcentaje se elige en Configuración y se puede sacar del fondo cuando haga falta, dejando anotado para qué.
Los reportes
| Reporte | Contesta |
|---|---|
| Ventas | Cuánto entró, por fecha y por plato. |
| Más vendidos | Qué se mueve y qué lleva tres meses quieto. Por cantidad, no por plata. |
| Gastos vs Ventas | Si el mes cerró para arriba o para abajo, mes a mes. |
| Rentabilidad | La utilidad de verdad, descontando lo que costó lo vendido. |
| Recompra | Qué porcentaje de tus clientes volvió. |
Quién puede hacer qué
Los usuarios se crean en Configuración → Usuarios y se les da acceso módulo por módulo. El que atiende el mostrador no tiene por qué ver los reportes de ganancia.
El administrador los tiene todos, siempre. Es el dueño o quien él decida.
Eliminar cualquier cosa del sistema es del administrador y de nadie más. Un empleado puede crear, editar y avanzar todo lo que necesite, pero borrar destruye trabajo que otro cargó y plata que ya se contó.
No es desconfianza: es que ese movimiento tiene que tener un dueño con nombre.
Tu dirección, y por qué es la única
Tu negocio vive en su propia dirección: algo como tunegocio.gestya.app. Por ahí entran vos y toda tu gente, y *no se entra por gestya.app* — esa es nuestra página, no la tuya. Guardá la tuya en favoritos y pasásela a quien trabaje con vos.
Si alguna vez la perdés, en gestya.app hay un campo para pedir que te la mandemos: dejás el correo con el que se dio de alta el negocio y te llega al buzón.
Usuario y contraseña, sin correo
Cada persona entra con un nombre de usuario —"rosa", "juan.perez", "caja2"— y una contraseña que le ponés vos. *El correo es opcional* y no hace falta para entrar: un mesero no tiene por qué tener uno, y uno inventado no recibe nada.
El nombre de usuario solo tiene que ser único dentro de tu negocio. "rosa" puede existir en cuarenta restaurantes a la vez sin que se pisen.
Cargá el tuyo en Mi perfil. Es por donde te llegan los avisos del sistema: el resumen de cada apertura y cierre de caja, y la dirección de tu negocio si algún día la perdés.
El horario, y a quién le corta el paso
En Configuración → Horario del negocio ponés las horas de cada día. No es un adorno para la página: decide tres cosas.
A qué hora puede entrar cada uno
Al crear o editar a una persona elegís si entra siempre o solo dentro del horario. Sirve contra el que entra a las tres de la mañana y carga pedidos: eso no es trabajar, es ensuciarte la caja del día siguiente.
Se decide de a uno, porque no todos son iguales: el encargado que abre el local necesita entrar antes que nadie, y el que hace inventario los domingos también.
Si tu catálogo toma pedidos
Con el local cerrado, tu catálogo lo avisa arriba de todo y dice a qué hora abrís. Un pedido que entra de noche lo ves recién a la mañana, y para entonces el cliente ya pidió en otro lado.
A qué hora llegó cada uno
Cada entrada al sistema queda anotada. Se ve en Configuración → Horario → Ver quién entró y cuándo, agrupado por día.
El administrador entra siempre, a cualquier hora. Si el sistema pudiera encerrarte un domingo, no habría nadie que pudiera abrirte — el que arregla el horario sos justamente vos.
Y viene apagado: mientras no lo enciendas, tu negocio es 24/7 y nada de esto cambia. Encenderlo es una decisión tuya.
Un solo tramo por día, a propósito. Si cerrás entre almuerzo y cena, poné la hora en que se abre la puerta y la hora en que se apaga la luz: durante esa pausa tu gente sigue adentro preparando, y partirlo en dos los dejaría afuera justo cuando están trabajando. Si cerrás después de medianoche —de 20:00 a 03:00— ponelo tal cual: el sistema entiende que ese turno es del día que arrancó.
Cuando alguien se va
Si se tiene que retirar en medio del turno, desactivá su usuario — no toques el horario por una persona. Si termina su contrato, eliminalo: desactivado sigue ocupando un lugar de tu cupo, y su historial no se va con él, queda anotado con su nombre.
Desactivarlo no espera a que cierre sesión: en la página siguiente queda afuera, con el motivo escrito. Da igual que tenga el celular abierto o que esté en medio de cargar un pedido.
Lo mismo si lo eliminás, y lo mismo cuando cierra el negocio: al que entra solo en horario lo saca la hora de cierre, no hace falta que nadie haga nada.
Lo que ya cargó no se toca. Las mesas que abrió siguen abiertas y sus ventas siguen siendo suyas — se le cierra la puerta, no se le borra el trabajo.
Entrar con doble factor
Se puede exigir un código del celular además de la contraseña. Vale la pena para el usuario del dueño: la contraseña sola no alcanza para que nadie vea tus números.
Lo que se anota solo
En Configuración → Movimientos queda escrito, con fecha, hora y nombre: quién creó, quién editó, quién eliminó, quién anuló, quién cobró, quién tocó un precio, quién abrió la caja. Se puede filtrar por persona, por fecha y por tipo, y buscar por texto.
Lo que no se anota: navegar, mirar e imprimir. Eso llenaría la pantalla de líneas sin contestar nada, y un registro que no se puede recorrer es igual de inútil que no tenerlo.
Tu página pública
El negocio tiene su propia dirección en internet, armada con los mismos platos que ya cargó para vender en el mostrador. No hay que armarla aparte ni mantenerla al día: es la misma información.
Se configura en Configuración → Catálogo: el nombre con el que te presentás, la bienvenida, el color, la portada, tus redes y si mostrás precios o no.
Si el negocio todavía no quiere página, se desactiva y listo. Nada de lo que se carga adentro deja de funcionar.
La portada y la imagen de perfil
Las dos se manejan en un solo lugar: Configuración → Personalizar mi página. Ahí ponés tu imagen de perfil y varias portadas que van rotando, cada una con su título y su enlace, para anunciar lo que quieras.
Se podía subir una portada acá y varias del otro lado, y las dos dibujaban lo mismo arriba. El negocio subía una, no la veía —porque las otras la tapaban— y volvía a subirla del otro lado. Quedó una sola forma: la que hace más.
Cómo se ve tu enlace cuando lo mandás por WhatsApp
Un enlace pegado en WhatsApp, Facebook o Instagram no se muestra pelado: aparece con una imagen, tu nombre y una frase. Eso es la mitad de que lo toquen o no, y si tu página no lo trae, el enlace queda como una línea de texto azul.
No hay nada que configurar aparte: la tarjeta se arma sola con lo que ya cargaste. La imagen es tu primera portada; si no pusiste ninguna, tu imagen de perfil; después tu logo; y recién si no subiste nada, la tarjeta de Gestya. El texto sale de tu bienvenida, con tu dirección pegada al final.
Por eso conviene que la bienvenida diga qué vendés y cómo se te pide, y no solo el nombre del negocio: es la frase que va a leer el que recibe el enlace antes de decidir si lo toca.
Las redes se guardan una copia y no la vuelven a pedir por días. No es un error tuyo ni del sistema: es su caché. Con volver a mandar el mismo enlace no se arregla.
Cada red tiene su herramienta para forzarlo —Facebook la llama "depurador de URL"— y ahí se le pide que lo lea de nuevo. Si no, se acomoda solo con los días.
Cuatro cuidados
Los precios, el stock mínimo y las categorías son lo que hace que todo lo demás sirva. Media hora al principio ahorra el mes entero.
Compartir un usuario entre tres personas convierte el registro de movimientos en un papel en blanco. Los usuarios están incluidos.
Un arqueo cada tanto no dice nada. El valor está en que la diferencia de hoy se compare con la de ayer.
Borrar hace desaparecer. Anular deja constancia de que existió y de por qué no se hizo. Casi siempre lo que se quiere es lo segundo.
Se hace sola, todos los días, y cada negocio tiene su propia base de datos separada de la de todos los demás. No hay nada que hacer de tu lado.
Lo que van a preguntar
La mesa quiere pedir otra cosa
El mozo entra a la mesa, que ya está abierta, y agrega. Sale como una ronda nueva a cocina y se suma a la misma cuenta.
Se equivocaron de plato en cocina
Se quita la línea de la ronda antes de marcarla entregada. Después de entregada, el stock ya se movió y hace falta el administrador.
Un mozo faltó y sus mesas están abiertas
Se reasignan sus mesas a otro desde la pantalla de asignaciones. Las cuentas abiertas se van con las mesas.
Vino alguien a llevar, sin mesa
Se toma como Para llevar o Delivery. No ocupa mesa, va igual a la comanda y se cobra al entregarlo.
Quiero saber cuánto se fue en merma
El movimiento de insumos muestra lo que salió por ventas. Lo que falta contra el conteo real es la merma.
Dos mesas quieren pagar juntas
Se cobra cada cuenta por separado y se suman los dos comprobantes. Juntar dos mesas en una cuenta rompería el registro de quién atendió qué.