La idea en dos minutos
Un gimnasio no vende cosas: vende tiempo con derecho de uso. Y ese tiempo se vence solo, sin que nadie toque nada. Todo el sistema gira alrededor de eso.
En ningún lado dice "Lucía está al día". Lo que hay es una fecha de fin, y cada vez que alguien pregunta se la compara con hoy.
Si el estado estuviera guardado, alguien —o algo— tendría que actualizarlo todas las noches. El día que eso falle, un socio vencido sigue figurando al día y nadie se entera, porque una columna desactualizada no da error: miente en silencio.
- El plan es lo que vendés: Mensual, Trimestral, Pase diario. Se carga una vez con cuántos días dura.
- La membresía es el derecho que esa venta creó. La venta pasó una vez; la membresía sigue viva hasta que se vence.
- El socio es la persona. Puede tener muchas membresías a lo largo del tiempo, una atrás de otra.
Los días se cuentan en días y no en meses, porque el socio los cuenta así: el que paga el 31 de enero espera llegar hasta el 2 de marzo, no hasta el 28. Un plan de 30 días que empieza el 1 termina el 30 — el primer día cuenta.
Cargar los planes
Sin planes no se le puede dar una membresía a nadie, así que es por acá por donde se empieza. Cada uno necesita tres cosas: nombre, cuántos días dura y cuánto sale.
| Plan | Días | Para quién |
|---|---|---|
| Pase diario | 1 | El que está de paso o quiere probar |
| Mensual | 30 | El grueso de la gente |
| Trimestral | 90 | El que ya se decidió; se vende con descuento |
| Semestral o anual | 180 · 365 | El que mejor sale por mes, y el que menos se va |
Un plan de tres veces por semana se carga poniendo 3. Vacío significa libre, que es lo más común.
El límite solo se puede controlar si se está registrando la asistencia. Mientras no se marque quién viene, el número queda anotado pero nadie lo cuenta.
Un plan no se borra: se deja de vender. Borrarlo se llevaría el precio con el que se le vendió a quien ya lo tiene, y ese dato es el que contesta cuando alguien pregunta cuánto pagó.
El tablero de socios
Es la pantalla donde se pasa el día. Los que hay que atender salen primero y los que están bien, después: al revés habría que buscar el problema entre doscientas fichas que no lo son.
| Estado | Qué significa | Qué hacer |
|---|---|---|
| ⛔ Vencida | Se le terminó el plan | Cobrarle. Está entrenando sin pagar |
| ⏳ Por vencer | Le quedan pocos días | Cobrarle cuando pase por el mostrador |
| ✅ Al día | Todo bien | Nada |
| ❄️ Congelada | Pidió frenarla | No le corre el tiempo |
| 📅 Empieza después | Pagó por adelantado | Nada, arranca solo |
Es el problema de plata de un gimnasio, y el único que este sistema resuelve de raíz. El socio que se venció y a quien nadie le dijo nada entrena dos semanas gratis y después se va sin pagar.
Si cuando pasa por recepción salta "vence el viernes", se cobra ahí. Después de que se fue, cobrarle cuesta el triple.
La foto está para eso. Con doscientos socios nadie se acuerda de los nombres; ver la cara y el estado juntos es lo que permite decir "Marcela, se te vence el viernes" sin preguntar quién es. Sacásela cuando la persona se anota, que es el único momento en que está enfrente.
Vender y renovar
Abrí su ficha
Desde el tablero de socios, o buscándolo por el nombre.
Elegí el plan
Y dejá tildado Cobrarlo ahora, que es lo normal: el socio está enfrente y esa es la única razón por la que este sistema existe.
Si paga después, destildalo. La membresía queda activa igual y el cobro se carga cuando llegue.
Listo
La membresía arranca sola y el cobro cae en la caja del día. No hay un segundo paso en otra pantalla.
Si renueva el día 25 y su plan vence el 30, el nuevo empieza el 31. No está regalando cinco días: está comprando el mes siguiente.
Arrancar hoy se los comería, y eso es un robo silencioso que el socio descubre recién cuando le vence antes de lo que esperaba.
El cobro pasa por la caja de siempre, como cualquier venta. Si tuviera su propia forma de cobrar, el arqueo del día no lo vería y la caja nunca cuadraría. Si el socio paga después, destildá Cobrarlo ahora y la membresía queda activa igual.
Dar de baja pide el motivo y es obligatorio. Dentro de un mes, "dada de baja" a secas no le sirve a nadie — ni para entender qué pasó, ni para contestarle al socio cuando vuelve.
Congelar una membresía
Viene apagado. Se enciende en Configuración → Congelar membresías, y ahí mismo se pone el tope de días al año. Si no lo ofrecés, dejalo apagado: un botón que existe es un botón que alguien va a apretar, y después hay que explicárselo al socio.
El día que lo encendés, la pregunta siguiente es "¿cuánto me podés congelar?". Sin un tope, la respuesta queda a criterio de quien atiende, y ahí es donde empiezan las discusiones.
Cada congelamiento queda registrado con quién lo autorizó. "Yo te dije que me lo frenaras" contra un registro con fecha y nombre no es discusión.
Mientras está congelada no le corre el tiempo, aunque la fecha de fin ya haya pasado. Al descongelarla, los días se le suman al vencimiento: una mensual congelada cinco días termina durando treinta y cinco.
Si apagás el congelamiento, las que ya están congeladas siguen como están. Alguien las congeló con la regla que estaba vigente, y descongelarlas de golpe le sacaría al socio días que le habían prometido.
Marcar quién vino
Esta pantalla se deja abierta todo el día en la tablet o el celular del mostrador. El socio llega, muestra su código y queda anotado que vino.
No controla el paso. La puerta del gimnasio no se bloquea y el socio entra igual; lo que se está armando es el registro de quién viene, que es lo que después te dice quién dejó de venir antes de que se dé de baja.
- Cada socio tiene un código como S-0042 y una página con su carnet, que se le manda una vez por WhatsApp desde su ficha. Ahí está el código en grande y un QR con lo mismo.
- Si tenés cámara, el botón Escanear la abre y lee el QR. Si no, escribís el código, el nombre o el documento en el mismo campo: es exactamente lo mismo y llega al mismo lugar.
- Antes de marcar ves su cara, su plan y si está al día. Eso es lo que impide que se marque a la persona equivocada.
El teléfono sin batería, el que lo dejó en casa, el que lo cambió y el que no tiene smartphone son más comunes de lo que parece.
Por eso buscar por nombre está en la misma pantalla y no en otra: con alguien esperando en el mostrador, ir a buscar otra pantalla es lo que hace que el sistema se abandone y se vuelva al cuaderno.
- Se marca una vez por día. El que sale a comprar agua y vuelve no gasta dos de las tres veces por semana que pagó.
- Un socio vencido se marca igual, y la pantalla te avisa en rojo que le cobres. Ese es el único momento en que lo tenés enfrente.
- Si se cae internet, anotá en papel y después cargá las entradas con «Cargar una entrada de antes». No se pierde el día.
Quién dejó de venir
El socio que pagó y hace tres semanas que no aparece es el que el mes que viene no renueva. Es el aviso que más plata vale de todo el sistema, porque es el único que llega cuando todavía se puede hacer algo.
Un mensaje corto alcanza, y no hace falta ofrecerle nada: la mayoría dejó de venir por algo que se resuelve preguntando.
Sin registro de asistencia no hay forma de saber quién dejó de venir, así que la lista viene vacía y lo dice.
No es un control de paso: la puerta no se bloquea y el socio entra caminando. Lo único que se registra es quién vino, que es otra cosa y sirve para esto.
Los que se anotan solos
Tu página muestra los planes con el precio por día —que es la única forma honesta de comparar un mensual con un anual— y termina en un formulario para anotarse.
Lo que sale de la página es un pre-registro: nombre y teléfono. No pagó ni tiene foto, así que no es socio y no cuenta en ningún reporte.
Se le dice con todas las letras que la inscripción se completa en el local. Si no, llega creyendo que ya es socio y la primera conversación empieza mal.
Lo que vale es el tipeo que te ahorrás: la persona llega, sus datos ya están cargados, y solo falta la foto y el cobro. Los tenés en Socios → anotados por la página.
Lo que vendés adentro
Agua, proteína, una barra, un candado. Se cargan en Lo que vendés y se cobran por la misma caja que los planes, así que el cierre del día es uno solo y cuadra.
Van separados de los planes a propósito: mezclar "Mensual" con "Botella de agua" en la misma lista hace que no se encuentre ninguno de los dos.
Lo que vendés y cuánto sale
Todo lo que el negocio cobra vive en un solo lugar: productos. De ahí salen los precios de las ventas, los de la página pública y los de los reportes. No hay una segunda lista de precios en ningún lado.
Variantes: la idea que hay que entender
Un producto puede tener variantes, y cada variante tiene su propio código, su precio y su stock. Son el mismo producto visto de cerca.
La regla para decidir: si el cliente lo pide por el mismo nombre pero elige entre opciones, son variantes. Si lo pide por otro nombre, son dos productos distintos. Cargar cada variante como un producto aparte funciona el primer mes y después vuelve el catálogo ilegible.
Tres formas de existir
| Tipo | Qué quiere decir | Descuenta |
|---|---|---|
| Propio | Se compra hecho y se revende. Tiene stock que se agota. | su stock |
| Receta | Se prepara al venderlo consumiendo insumos. No tiene stock propio. | los insumos |
| Servicio | No se agota nunca: una consulta, una hora de trabajo. | nada |
Están en productos → Categorías, colgando del mismo menú. Ordenan el catálogo, filtran los reportes y arman las secciones de tu página pública.
Conviene decidirlas antes de cargar cien productos y no después: recategorizar a mano es el trabajo que nadie hace.
El stock mínimo
Cada variante tiene un stock mínimo. Cuando el stock baja hasta ahí, aparece el aviso de "quedan pocos" arriba a la derecha. Dejarlo en cero es apagar la alarma.
La galería: fotos y un video de TikTok
Cada producto tiene su galería, en el botón Galería de su ficha. La portada es la que se ve en la grilla del catálogo; las demás aparecen al abrirlo, en el orden que les des.
Y en esa misma pantalla podés pegar el enlace de un video de TikTok. Se ve dentro de la galería, entre las fotos, y el cliente lo reproduce sin salir de tu página.
Sigue viviendo en tu cuenta de TikTok y se reproduce desde ahí. Lo único que se guarda de nuestro lado es su carátula.
No es un ahorro de espacio y nada más: treinta segundos de video pesan lo que doscientas fotos, y servidos desde un hosting barato se ven a tirones. TikTok tiene servidores en todo el mundo para eso y no cobra por usarlos.
- El enlace sale de Compartir → Copiar enlace en la app, o de la barra del navegador mientras estás viendo el video.
- Tiene que ser un video público. Si tu cuenta es privada o el video está oculto, TikTok no lo entrega — y te lo decimos al pegarlo, no después.
- El video no puede ser la portada: en la grilla se ve una imagen sola, sin dónde reproducirlo.
- Si lo borrás de la galería, se va de tu catálogo y nada más. En tu TikTok sigue.
Socios
Un socio se carga una vez y queda para siempre. Nombre, documento, teléfono, correo y dirección — los mismos datos que después salen impresos en el comprobante.
El teléfono es un enlace directo a WhatsApp: se toca y se abre el chat, sin copiar el número a mano.
La lista marca a los socios que ya volvieron más de una vez. Son los que sostienen el negocio, y son a los que conviene llamar primero cuando hay algo nuevo. El reporte de Recompra pone el número: qué porcentaje vuelve.
Los datos para facturar van plegados
Debajo del formulario hay un desplegable con razón social, condición fiscal y dirección fiscal, para el socio que pide factura a nombre de una empresa.
Esos datos son de la persona, no de la venta: se escriben una vez y salen solos cada vez que compre. Pedírselos en cada comprobante es la forma más rápida de que un día alguien los escriba mal.
Y van plegados porque la mayoría no pide factura. Tres campos más arriba les estorban a todos por el que sí.
La caja
La caja es lo primero de la mañana, no un informe de la noche. Por eso tiene su propia sección en el menú, con el estado escrito al lado del nombre: ABIERTA o CERRADA de un vistazo, sin entrar.
Abrir
Se cuenta lo que hay en el cajón antes de empezar a vender y se escribe ese número. Es el punto de partida: sin él, al cerrar no se puede saber si falta o si sobra.
Si el negocio cobra en varias monedas, se cuenta por moneda. Son montones distintos sobre la mesa y sumarlos a una sola cifra hace que nunca cierre.
Anotar lo que entra y sale
Pagarle al proveedor, mandar plata a la bóveda, traer cambio. Sin anotarlo el arqueo no cierra y la diferencia se lee como un faltante.
Cerrar
Se cuentan los billetes y se escribe lo que hay de verdad. El sistema dice si falta o si sobra, y deja la diferencia anotada con nombre y hora.
Un arqueo sirve justamente cuando no da cero. Cuadrarlo a mano es tirar a la basura la única señal que da.
Una transferencia no está en el cajón: se comprueba contra el banco, no contando billetes. Meterla en el arqueo haría que cierre siempre y no sirva para nada.
Se puede, y el sistema no lo frena — frenar una venta por un trámite es peor que el trámite. Pero ese cobro no entra en ningún arqueo, así que aparece un aviso en el tablero el mismo día, que es cuando todavía se está a tiempo de abrir la caja y contar lo que hay.
El resumen de la caja te llega por correo
Cada vez que se abre y se cierra la caja, te llega un correo con el detalle: con cuánto arrancó, cuánto se esperaba, cuánto se contó y la diferencia. Va a todos los administradores que tengan correo cargado en su perfil.
Vos no siempre estás en el local, y la caja la abre y la cierra otro. Sin el correo te enterás al día siguiente mirando un informe — y una diferencia que se descubre al día siguiente ya no se puede preguntar: el turno terminó y nadie se acuerda de nada.
Si no cuadra, lo dice desde el asunto: "Caja cerrada · Tu Negocio · NO CUADRA".
Cobros, gastos y reportes
El cobro
Una cobro puede cobrarse de una vez o en partes. Cada pago queda con su medio —efectivo, transferencia, tarjeta— su fecha y quién lo registró. Lo que falta es el saldo, y las cobros con saldo salen listadas de la más vieja a la más nueva: así se ve primero a quién hay que llamar.
Si se carga dos veces el mismo número de comprobante, el sistema avisa. No lo impide —a veces es correcto— pero lo dice.
Los gastos
Alquiler, luz, agua, internet, mantenimiento, publicidad. Son los gastos fijos que se restan de las ventas para saber el margen real del mes. Lo que se compra para revender no va acá: eso es una compra y tiene su propio módulo.
El fondo de ahorro
Aparta solo un porcentaje de cada cobro cerrada y lo muestra creciendo aparte. La plata para reponer deja de mezclarse con la del día. El porcentaje se elige en Configuración y se puede sacar del fondo cuando haga falta, dejando anotado para qué.
Los reportes
| Reporte | Contesta |
|---|---|
| Ventas | Cuánto entró, por fecha y por producto. |
| Más vendidos | Qué se mueve y qué lleva tres meses quieto. Por cantidad, no por plata. |
| Gastos vs Ventas | Si el mes cerró para arriba o para abajo, mes a mes. |
| Rentabilidad | La utilidad de verdad, descontando lo que costó lo vendido. |
| Recompra | Qué porcentaje de tus socios volvió. |
Quién puede hacer qué
Los usuarios se crean en Configuración → Usuarios y se les da acceso módulo por módulo. El que atiende el mostrador no tiene por qué ver los reportes de ganancia.
El administrador los tiene todos, siempre. Es el dueño o quien él decida.
Eliminar cualquier cosa del sistema es del administrador y de nadie más. Un empleado puede crear, editar y avanzar todo lo que necesite, pero borrar destruye trabajo que otro cargó y plata que ya se contó.
No es desconfianza: es que ese movimiento tiene que tener un dueño con nombre.
Tu dirección, y por qué es la única
Tu negocio vive en su propia dirección: algo como tunegocio.gestya.app. Por ahí entran vos y toda tu gente, y *no se entra por gestya.app* — esa es nuestra página, no la tuya. Guardá la tuya en favoritos y pasásela a quien trabaje con vos.
Si alguna vez la perdés, en gestya.app hay un campo para pedir que te la mandemos: dejás el correo con el que se dio de alta el negocio y te llega al buzón.
Usuario y contraseña, sin correo
Cada persona entra con un nombre de usuario —"rosa", "juan.perez", "caja2"— y una contraseña que le ponés vos. *El correo es opcional* y no hace falta para entrar: un mesero no tiene por qué tener uno, y uno inventado no recibe nada.
El nombre de usuario solo tiene que ser único dentro de tu negocio. "rosa" puede existir en cuarenta restaurantes a la vez sin que se pisen.
Cargá el tuyo en Mi perfil. Es por donde te llegan los avisos del sistema: el resumen de cada apertura y cierre de caja, y la dirección de tu negocio si algún día la perdés.
El horario, y a quién le corta el paso
En Configuración → Horario del negocio ponés las horas de cada día. No es un adorno para la página: decide tres cosas.
A qué hora puede entrar cada uno
Al crear o editar a una persona elegís si entra siempre o solo dentro del horario. Sirve contra el que entra a las tres de la mañana y carga pedidos: eso no es trabajar, es ensuciarte la caja del día siguiente.
Se decide de a uno, porque no todos son iguales: el encargado que abre el local necesita entrar antes que nadie, y el que hace inventario los domingos también.
Si tu catálogo toma pedidos
Con el local cerrado, tu catálogo lo avisa arriba de todo y dice a qué hora abrís. Un pedido que entra de noche lo ves recién a la mañana, y para entonces el cliente ya pidió en otro lado.
A qué hora llegó cada uno
Cada entrada al sistema queda anotada. Se ve en Configuración → Horario → Ver quién entró y cuándo, agrupado por día.
El administrador entra siempre, a cualquier hora. Si el sistema pudiera encerrarte un domingo, no habría nadie que pudiera abrirte — el que arregla el horario sos justamente vos.
Y viene apagado: mientras no lo enciendas, tu negocio es 24/7 y nada de esto cambia. Encenderlo es una decisión tuya.
Un solo tramo por día, a propósito. Si cerrás entre almuerzo y cena, poné la hora en que se abre la puerta y la hora en que se apaga la luz: durante esa pausa tu gente sigue adentro preparando, y partirlo en dos los dejaría afuera justo cuando están trabajando. Si cerrás después de medianoche —de 20:00 a 03:00— ponelo tal cual: el sistema entiende que ese turno es del día que arrancó.
Cuando alguien se va
Si se tiene que retirar en medio del turno, desactivá su usuario — no toques el horario por una persona. Si termina su contrato, eliminalo: desactivado sigue ocupando un lugar de tu cupo, y su historial no se va con él, queda anotado con su nombre.
Desactivarlo no espera a que cierre sesión: en la página siguiente queda afuera, con el motivo escrito. Da igual que tenga el celular abierto o que esté en medio de cargar un pedido.
Lo mismo si lo eliminás, y lo mismo cuando cierra el negocio: al que entra solo en horario lo saca la hora de cierre, no hace falta que nadie haga nada.
Lo que ya cargó no se toca. Las mesas que abrió siguen abiertas y sus ventas siguen siendo suyas — se le cierra la puerta, no se le borra el trabajo.
Entrar con doble factor
Se puede exigir un código del celular además de la contraseña. Vale la pena para el usuario del dueño: la contraseña sola no alcanza para que nadie vea tus números.
Lo que se anota solo
En Configuración → Movimientos queda escrito, con fecha, hora y nombre: quién creó, quién editó, quién eliminó, quién anuló, quién cobró, quién tocó un precio, quién abrió la caja. Se puede filtrar por persona, por fecha y por tipo, y buscar por texto.
Lo que no se anota: navegar, mirar e imprimir. Eso llenaría la pantalla de líneas sin contestar nada, y un registro que no se puede recorrer es igual de inútil que no tenerlo.
Tu página pública
El negocio tiene su propia dirección en internet, armada con los mismos productos que ya cargó para vender en el mostrador. No hay que armarla aparte ni mantenerla al día: es la misma información.
Se configura en Configuración → Catálogo: el nombre con el que te presentás, la bienvenida, el color, la portada, tus redes y si mostrás precios o no.
Si el negocio todavía no quiere página, se desactiva y listo. Nada de lo que se carga adentro deja de funcionar.
La portada y la imagen de perfil
Las dos se manejan en un solo lugar: Configuración → Personalizar mi página. Ahí ponés tu imagen de perfil y varias portadas que van rotando, cada una con su título y su enlace, para anunciar lo que quieras.
Se podía subir una portada acá y varias del otro lado, y las dos dibujaban lo mismo arriba. El negocio subía una, no la veía —porque las otras la tapaban— y volvía a subirla del otro lado. Quedó una sola forma: la que hace más.
Cómo se ve tu enlace cuando lo mandás por WhatsApp
Un enlace pegado en WhatsApp, Facebook o Instagram no se muestra pelado: aparece con una imagen, tu nombre y una frase. Eso es la mitad de que lo toquen o no, y si tu página no lo trae, el enlace queda como una línea de texto azul.
No hay nada que configurar aparte: la tarjeta se arma sola con lo que ya cargaste. La imagen es tu primera portada; si no pusiste ninguna, tu imagen de perfil; después tu logo; y recién si no subiste nada, la tarjeta de Gestya. El texto sale de tu bienvenida, con tu dirección pegada al final.
Por eso conviene que la bienvenida diga qué vendés y cómo se te pide, y no solo el nombre del negocio: es la frase que va a leer el que recibe el enlace antes de decidir si lo toca.
Las redes se guardan una copia y no la vuelven a pedir por días. No es un error tuyo ni del sistema: es su caché. Con volver a mandar el mismo enlace no se arregla.
Cada red tiene su herramienta para forzarlo —Facebook la llama "depurador de URL"— y ahí se le pide que lo lea de nuevo. Si no, se acomoda solo con los días.
Cuatro cuidados
Los precios, el stock mínimo y las categorías son lo que hace que todo lo demás sirva. Media hora al principio ahorra el mes entero.
Compartir un usuario entre tres personas convierte el registro de movimientos en un papel en blanco. Los usuarios están incluidos.
Un arqueo cada tanto no dice nada. El valor está en que la diferencia de hoy se compare con la de ayer.
Borrar hace desaparecer. Anular deja constancia de que existió y de por qué no se hizo. Casi siempre lo que se quiere es lo segundo.
Se hace sola, todos los días, y cada negocio tiene su propia base de datos separada de la de todos los demás. No hay nada que hacer de tu lado.
Lo que van a preguntar
Renové y le puse la fecha de hoy
No hace falta: si todavía tenía días, el sistema arranca el nuevo plan cuando termina el anterior. Nunca pierde lo que pagó.
Un socio dice que pagó y figura vencido
Mirá su historial en la ficha: están todas sus membresías con la fecha y el precio. Si el cobro se hizo sin cargar el plan, ahí no va a estar.
¿Puedo cambiar el precio de un plan?
Sí, y no afecta a los que ya lo tienen: el precio se copia al vender. Lo que se pactó, se pactó.
Le di de baja por error
La membresía no se borra, queda como dada de baja con su motivo. Dale un plan nuevo con la fecha que corresponda.
Alguien entró sin estar al día
Puede pasar: la puerta no se bloquea. El sistema no impide el paso, muestra quién está en falta para que se le pueda cobrar.
¿Los planes se renuevan solos?
No, y es a propósito. Renovarle a alguien sin que lo pida es cobrarle sin permiso. Cuando se vence te avisa y decidís vos.