La idea en dos minutos
Hay dos cosas distintas y confundirlas rompe todo. El tipo de habitación —Suite Junior, Doble— es lo que se publica y lo que se reserva. La habitación —la 204— es la cosa física que existe una sola vez, que está sucia o limpia y que aloja a uno a la vez.
Nadie reserva "la 204": reserva "una Suite Junior para el 14". El número se decide cuando el huésped llega y recepción ve cuál está limpia.
Asignarlo al reservar obligaría a rearmar el tablero entero cada vez que una habitación se atrasa en limpieza — o sea, todos los días.
El tipo de habitación se carga en Tipos y menú, junto con el resto del catálogo. Ahí van sus fotos, su video, su precio y las características que quieras describir. En Habitaciones se crean las reales y se les dice de qué tipo son.
El tablero de habitaciones
Una ficha por habitación, con su color. La idea es contestar "¿hay lugar?" sin leer nada — el color lo dice antes que las letras, que es lo que hace falta cuando alguien está preguntando por teléfono.
| Estado | Qué quiere decir |
|---|---|
| Disponible | Limpia y sin nadie. Se puede vender ahora. |
| Ocupada | Hay un huésped adentro. Lo puso el check-in. |
| Por limpiar | Se desocupó y espera a alguien. |
| En limpieza | Alguien la está haciendo ahora. |
| Mantenimiento | Rota. No se vende hasta que se arregle. |
Cada ficha dice además hace cuánto está así. Una que se desocupó recién y otra que lleva dos días sucia se ven iguales si solo se muestra el estado, y son dos problemas muy distintos.
La pone el check-in de una reserva. Si se pudiera marcar a dedo, el tablero diría que hay alguien adentro sin ninguna reserva detrás — y entonces nadie sabe quién es, hasta cuándo se queda ni a quién cobrarle.
Reservas, check-in y check-out
Recepción abre con el día de hoy en tres columnas: quién entra, quién sale y quién está adentro. Es lo único que hace falta para trabajar un turno. La lista completa de reservas está aparte, para cuando alguien llama preguntando por algo de dentro de tres meses.
La noche de salida no se cobra
Del 14 al 18 son cuatro noches, y el 18 a la mañana esa habitación ya se puede volver a vender. Por eso una reserva del 14 al 18 y otra del 18 al 22 conviven sin pisarse.
Contar la noche de salida como ocupada hace perder una noche por reserva. En ochenta reservas al mes, eso es un mes entero de una habitación regalado.
El check-in
Se abre la reserva y se elige la habitación entre las que están limpias y libres para esas fechas. Si se elige una sucia, el sistema no deja: entregar una habitación sin limpiar es el error que el huésped cuenta en la reseña.
El check-out
La reserva se cierra, la habitación queda por limpiar y se le crea su tarea sola. Nadie tiene que avisarle a limpieza.
Porque el día que hay veinte salidas se olvidan tres. Y esas tres se descubren cuando el huésped nuevo ya está parado en la puerta.
Cancelar pide el motivo, y es obligatorio. Dentro de un mes, "cancelada" a secas no le sirve a nadie.
El tablero de limpieza
Está hecho para el celular de la mucama y no para el monitor de recepción: botones grandes y dos toques por habitación. La empiezo yo y Ya está lista, y nada más.
Las tareas se ordenan por urgencia, no por número. La que hay que limpiar primero no es la 101: es aquella cuyo próximo huésped llega hoy — y esa sale marcada.
Al tomarla, la habitación pasa a en limpieza. Al terminarla, a disponible. En ese mismo momento recepción la puede vender.
Separar las dos cosas dejaría el tablero diciendo "en limpieza" con la tarea ya terminada, y la habitación quedaría sin venderse estando lista.
No se pueden crear dos tareas abiertas para la misma habitación. Dos tareas iguales hacen que alguien limpie dos veces, o que nadie limpie creyendo que la otra es de otra persona.
Arriba se ven las habitaciones que se desocupan hoy y todavía tienen al huésped adentro. Es para armar el turno antes de que caiga el trabajo, no para reaccionar cuando ya está encima.
Pedidos a la habitación
Un desayuno, un masaje, la lavandería: se cargan en Tipos y menú como cualquier otra cosa que se cobra, dejando sin marcar la casilla de "es un tipo de habitación".
El pedido aparece en Room service, que es la misma pantalla que usa la cocina de un restaurante: recibido, en preparación, listo, entregado. Cada uno con el número de habitación al que va.
Lo que se pide se carga a la cuenta del huésped y aparece junto en su ficha, sumado al alojamiento. En el check-out no hay que buscar papelitos: la cuenta ya está armada.
Tarifas y temporadas
El precio de cada tipo se pone en el catálogo, con sus fotos. En Tarifas se define cuánto sube o baja según la época — un porcentaje, no un precio nuevo.
Porque así cambiás la tarifa base una vez y las cuatro temporadas se acomodan solas. Con precios sueltos habría que reescribir cuatro números por cada tipo de habitación, y el día que se olvida uno nadie se entera.
Si dos temporadas se pisan en un día manda la de mayor ajuste, para que un feriado adentro de temporada alta no termine cobrando menos.
Una estadía se cotiza noche por noche. La que arranca en temporada baja y termina en alta cobra cada noche con su tarifa; multiplicar por un promedio le regala plata al huésped o se la cobra de más.
El precio se congela al reservar. Si mañana subís la tarifa, quien ya reservó no pasa a deber de golpe.
La página que reserva sola
Tu página abre con dos fechas, porque es la pregunta con la que llega todo el mundo: "¿hay lugar del 14 al 18 y cuánto sale?". Con eso puesto, cada tipo muestra si queda y a cuánto — con la tarifa de esa temporada, no la de lista.
Un tipo sin lugar no se esconde: se apaga y dice por qué. Esconderlo haría pensar que el hotel no tiene esa habitación, y entonces nadie prueba con otras fechas.
Fotos y videos
Cada tipo tiene su galería, y adentro pueden ir videos de TikTok o de YouTube pegando el enlace. El video no se sube: sigue en tu cuenta y se reproduce desde ahí.
- TikTok para lo filmado en vertical con el celular; YouTube para el recorrido en horizontal.
- En Espacios van la pileta, el bar, las canchas: lo que no se vende pero es la mitad de la razón por la que alguien elige un hotel.
- La reserva de la web entra como solicitada y no confirmada. El hotel decide — una web que confirma sola entrega la última habitación a quien la pidió a las tres de la mañana sin que nadie lo mire.
Lo que vendés y cuánto sale
Todo lo que el negocio cobra vive en un solo lugar: servicios. De ahí salen los precios de las ventas, los de la página pública y los de los reportes. No hay una segunda lista de precios en ningún lado.
Variantes: la idea que hay que entender
Un servicio puede tener variantes, y cada variante tiene su propio código, su precio y su stock. Son el mismo servicio visto de cerca.
La regla para decidir: si el cliente lo pide por el mismo nombre pero elige entre opciones, son variantes. Si lo pide por otro nombre, son dos servicios distintos. Cargar cada variante como un servicio aparte funciona el primer mes y después vuelve el catálogo ilegible.
Tres formas de existir
| Tipo | Qué quiere decir | Descuenta |
|---|---|---|
| Propio | Se compra hecho y se revende. Tiene stock que se agota. | su stock |
| Receta | Se prepara al venderlo consumiendo insumos. No tiene stock propio. | los insumos |
| Servicio | No se agota nunca: una consulta, una hora de trabajo. | nada |
Están en servicios → Categorías, colgando del mismo menú. Ordenan el catálogo, filtran los reportes y arman las secciones de tu página pública.
Conviene decidirlas antes de cargar cien servicios y no después: recategorizar a mano es el trabajo que nadie hace.
El stock mínimo
Cada variante tiene un stock mínimo. Cuando el stock baja hasta ahí, aparece el aviso de "quedan pocos" arriba a la derecha. Dejarlo en cero es apagar la alarma.
La galería: fotos y un video de TikTok
Cada servicio tiene su galería, en el botón Galería de su ficha. La portada es la que se ve en la grilla del catálogo; las demás aparecen al abrirlo, en el orden que les des.
Y en esa misma pantalla podés pegar el enlace de un video de TikTok. Se ve dentro de la galería, entre las fotos, y el cliente lo reproduce sin salir de tu página.
Sigue viviendo en tu cuenta de TikTok y se reproduce desde ahí. Lo único que se guarda de nuestro lado es su carátula.
No es un ahorro de espacio y nada más: treinta segundos de video pesan lo que doscientas fotos, y servidos desde un hosting barato se ven a tirones. TikTok tiene servidores en todo el mundo para eso y no cobra por usarlos.
- El enlace sale de Compartir → Copiar enlace en la app, o de la barra del navegador mientras estás viendo el video.
- Tiene que ser un video público. Si tu cuenta es privada o el video está oculto, TikTok no lo entrega — y te lo decimos al pegarlo, no después.
- El video no puede ser la portada: en la grilla se ve una imagen sola, sin dónde reproducirlo.
- Si lo borrás de la galería, se va de tu catálogo y nada más. En tu TikTok sigue.
Huéspedes
Un huésped se carga una vez y queda para siempre. Nombre, documento, teléfono, correo y dirección — los mismos datos que después salen impresos en el comprobante.
El teléfono es un enlace directo a WhatsApp: se toca y se abre el chat, sin copiar el número a mano.
La lista marca a los huéspedes que ya volvieron más de una vez. Son los que sostienen el negocio, y son a los que conviene llamar primero cuando hay algo nuevo. El reporte de Recompra pone el número: qué porcentaje vuelve.
Los datos para facturar van plegados
Debajo del formulario hay un desplegable con razón social, condición fiscal y dirección fiscal, para el huésped que pide factura a nombre de una empresa.
Esos datos son de la persona, no de la venta: se escriben una vez y salen solos cada vez que compre. Pedírselos en cada comprobante es la forma más rápida de que un día alguien los escriba mal.
Y van plegados porque la mayoría no pide factura. Tres campos más arriba les estorban a todos por el que sí.
La caja
La caja es lo primero de la mañana, no un informe de la noche. Por eso tiene su propia sección en el menú, con el estado escrito al lado del nombre: ABIERTA o CERRADA de un vistazo, sin entrar.
Abrir
Se cuenta lo que hay en el cajón antes de empezar a vender y se escribe ese número. Es el punto de partida: sin él, al cerrar no se puede saber si falta o si sobra.
Si el negocio cobra en varias monedas, se cuenta por moneda. Son montones distintos sobre la mesa y sumarlos a una sola cifra hace que nunca cierre.
Anotar lo que entra y sale
Pagarle al proveedor, mandar plata a la bóveda, traer cambio. Sin anotarlo el arqueo no cierra y la diferencia se lee como un faltante.
Cerrar
Se cuentan los billetes y se escribe lo que hay de verdad. El sistema dice si falta o si sobra, y deja la diferencia anotada con nombre y hora.
Un arqueo sirve justamente cuando no da cero. Cuadrarlo a mano es tirar a la basura la única señal que da.
Una transferencia no está en el cajón: se comprueba contra el banco, no contando billetes. Meterla en el arqueo haría que cierre siempre y no sirva para nada.
Se puede, y el sistema no lo frena — frenar una venta por un trámite es peor que el trámite. Pero ese cobro no entra en ningún arqueo, así que aparece un aviso en el tablero el mismo día, que es cuando todavía se está a tiempo de abrir la caja y contar lo que hay.
El resumen de la caja te llega por correo
Cada vez que se abre y se cierra la caja, te llega un correo con el detalle: con cuánto arrancó, cuánto se esperaba, cuánto se contó y la diferencia. Va a todos los administradores que tengan correo cargado en su perfil.
Vos no siempre estás en el local, y la caja la abre y la cierra otro. Sin el correo te enterás al día siguiente mirando un informe — y una diferencia que se descubre al día siguiente ya no se puede preguntar: el turno terminó y nadie se acuerda de nada.
Si no cuadra, lo dice desde el asunto: "Caja cerrada · Tu Negocio · NO CUADRA".
Cobros, gastos y reportes
El cobro
Una cobro puede cobrarse de una vez o en partes. Cada pago queda con su medio —efectivo, transferencia, tarjeta— su fecha y quién lo registró. Lo que falta es el saldo, y las cobros con saldo salen listadas de la más vieja a la más nueva: así se ve primero a quién hay que llamar.
Si se carga dos veces el mismo número de comprobante, el sistema avisa. No lo impide —a veces es correcto— pero lo dice.
Los gastos
Alquiler, luz, agua, internet, mantenimiento, publicidad. Son los gastos fijos que se restan de las ventas para saber el margen real del mes. Lo que se compra para revender no va acá: eso es una compra y tiene su propio módulo.
El fondo de ahorro
Aparta solo un porcentaje de cada cobro cerrada y lo muestra creciendo aparte. La plata para reponer deja de mezclarse con la del día. El porcentaje se elige en Configuración y se puede sacar del fondo cuando haga falta, dejando anotado para qué.
Los reportes
| Reporte | Contesta |
|---|---|
| Ventas | Cuánto entró, por fecha y por servicio. |
| Más vendidos | Qué se mueve y qué lleva tres meses quieto. Por cantidad, no por plata. |
| Gastos vs Ventas | Si el mes cerró para arriba o para abajo, mes a mes. |
| Rentabilidad | La utilidad de verdad, descontando lo que costó lo vendido. |
| Recompra | Qué porcentaje de tus huéspedes volvió. |
Quién puede hacer qué
Los usuarios se crean en Configuración → Usuarios y se les da acceso módulo por módulo. El que atiende el mostrador no tiene por qué ver los reportes de ganancia.
El administrador los tiene todos, siempre. Es el dueño o quien él decida.
Eliminar cualquier cosa del sistema es del administrador y de nadie más. Un empleado puede crear, editar y avanzar todo lo que necesite, pero borrar destruye trabajo que otro cargó y plata que ya se contó.
No es desconfianza: es que ese movimiento tiene que tener un dueño con nombre.
Tu dirección, y por qué es la única
Tu negocio vive en su propia dirección: algo como tunegocio.gestya.app. Por ahí entran vos y toda tu gente, y *no se entra por gestya.app* — esa es nuestra página, no la tuya. Guardá la tuya en favoritos y pasásela a quien trabaje con vos.
Si alguna vez la perdés, en gestya.app hay un campo para pedir que te la mandemos: dejás el correo con el que se dio de alta el negocio y te llega al buzón.
Usuario y contraseña, sin correo
Cada persona entra con un nombre de usuario —"rosa", "juan.perez", "caja2"— y una contraseña que le ponés vos. *El correo es opcional* y no hace falta para entrar: un mesero no tiene por qué tener uno, y uno inventado no recibe nada.
El nombre de usuario solo tiene que ser único dentro de tu negocio. "rosa" puede existir en cuarenta restaurantes a la vez sin que se pisen.
Cargá el tuyo en Mi perfil. Es por donde te llegan los avisos del sistema: el resumen de cada apertura y cierre de caja, y la dirección de tu negocio si algún día la perdés.
El horario, y a quién le corta el paso
En Configuración → Horario del negocio ponés las horas de cada día. No es un adorno para la página: decide tres cosas.
A qué hora puede entrar cada uno
Al crear o editar a una persona elegís si entra siempre o solo dentro del horario. Sirve contra el que entra a las tres de la mañana y carga pedidos: eso no es trabajar, es ensuciarte la caja del día siguiente.
Se decide de a uno, porque no todos son iguales: el encargado que abre el local necesita entrar antes que nadie, y el que hace inventario los domingos también.
Si tu catálogo toma pedidos
Con el local cerrado, tu catálogo lo avisa arriba de todo y dice a qué hora abrís. Un pedido que entra de noche lo ves recién a la mañana, y para entonces el cliente ya pidió en otro lado.
A qué hora llegó cada uno
Cada entrada al sistema queda anotada. Se ve en Configuración → Horario → Ver quién entró y cuándo, agrupado por día.
El administrador entra siempre, a cualquier hora. Si el sistema pudiera encerrarte un domingo, no habría nadie que pudiera abrirte — el que arregla el horario sos justamente vos.
Y viene apagado: mientras no lo enciendas, tu negocio es 24/7 y nada de esto cambia. Encenderlo es una decisión tuya.
Un solo tramo por día, a propósito. Si cerrás entre almuerzo y cena, poné la hora en que se abre la puerta y la hora en que se apaga la luz: durante esa pausa tu gente sigue adentro preparando, y partirlo en dos los dejaría afuera justo cuando están trabajando. Si cerrás después de medianoche —de 20:00 a 03:00— ponelo tal cual: el sistema entiende que ese turno es del día que arrancó.
Cuando alguien se va
Si se tiene que retirar en medio del turno, desactivá su usuario — no toques el horario por una persona. Si termina su contrato, eliminalo: desactivado sigue ocupando un lugar de tu cupo, y su historial no se va con él, queda anotado con su nombre.
Desactivarlo no espera a que cierre sesión: en la página siguiente queda afuera, con el motivo escrito. Da igual que tenga el celular abierto o que esté en medio de cargar un pedido.
Lo mismo si lo eliminás, y lo mismo cuando cierra el negocio: al que entra solo en horario lo saca la hora de cierre, no hace falta que nadie haga nada.
Lo que ya cargó no se toca. Las mesas que abrió siguen abiertas y sus ventas siguen siendo suyas — se le cierra la puerta, no se le borra el trabajo.
Entrar con doble factor
Se puede exigir un código del celular además de la contraseña. Vale la pena para el usuario del dueño: la contraseña sola no alcanza para que nadie vea tus números.
Lo que se anota solo
En Configuración → Movimientos queda escrito, con fecha, hora y nombre: quién creó, quién editó, quién eliminó, quién anuló, quién cobró, quién tocó un precio, quién abrió la caja. Se puede filtrar por persona, por fecha y por tipo, y buscar por texto.
Lo que no se anota: navegar, mirar e imprimir. Eso llenaría la pantalla de líneas sin contestar nada, y un registro que no se puede recorrer es igual de inútil que no tenerlo.
Tu página pública
El negocio tiene su propia dirección en internet, armada con los mismos servicios que ya cargó para vender en el mostrador. No hay que armarla aparte ni mantenerla al día: es la misma información.
Se configura en Configuración → Catálogo: el nombre con el que te presentás, la bienvenida, el color, la portada, tus redes y si mostrás precios o no.
Si el negocio todavía no quiere página, se desactiva y listo. Nada de lo que se carga adentro deja de funcionar.
La portada y la imagen de perfil
Las dos se manejan en un solo lugar: Configuración → Personalizar mi página. Ahí ponés tu imagen de perfil y varias portadas que van rotando, cada una con su título y su enlace, para anunciar lo que quieras.
Se podía subir una portada acá y varias del otro lado, y las dos dibujaban lo mismo arriba. El negocio subía una, no la veía —porque las otras la tapaban— y volvía a subirla del otro lado. Quedó una sola forma: la que hace más.
Cómo se ve tu enlace cuando lo mandás por WhatsApp
Un enlace pegado en WhatsApp, Facebook o Instagram no se muestra pelado: aparece con una imagen, tu nombre y una frase. Eso es la mitad de que lo toquen o no, y si tu página no lo trae, el enlace queda como una línea de texto azul.
No hay nada que configurar aparte: la tarjeta se arma sola con lo que ya cargaste. La imagen es tu primera portada; si no pusiste ninguna, tu imagen de perfil; después tu logo; y recién si no subiste nada, la tarjeta de Gestya. El texto sale de tu bienvenida, con tu dirección pegada al final.
Por eso conviene que la bienvenida diga qué vendés y cómo se te pide, y no solo el nombre del negocio: es la frase que va a leer el que recibe el enlace antes de decidir si lo toca.
Las redes se guardan una copia y no la vuelven a pedir por días. No es un error tuyo ni del sistema: es su caché. Con volver a mandar el mismo enlace no se arregla.
Cada red tiene su herramienta para forzarlo —Facebook la llama "depurador de URL"— y ahí se le pide que lo lea de nuevo. Si no, se acomoda solo con los días.
Cuatro cuidados
Los precios, el stock mínimo y las categorías son lo que hace que todo lo demás sirva. Media hora al principio ahorra el mes entero.
Compartir un usuario entre tres personas convierte el registro de movimientos en un papel en blanco. Los usuarios están incluidos.
Un arqueo cada tanto no dice nada. El valor está en que la diferencia de hoy se compare con la de ayer.
Borrar hace desaparecer. Anular deja constancia de que existió y de por qué no se hizo. Casi siempre lo que se quiere es lo segundo.
Se hace sola, todos los días, y cada negocio tiene su propia base de datos separada de la de todos los demás. No hay nada que hacer de tu lado.
Lo que van a preguntar
¿Puedo asignar la habitación al reservar?
No, y es a propósito. Entre la reserva y la llegada, esa habitación se atrasa en limpieza o se rompe algo, y habría que rearmar el tablero entero.
El huésped llegó y no hay ninguna limpia
Mirá el tablero de limpieza: puede haber una empezada. Si no, se marca una como disponible desde el tablero y queda registrado quién lo hizo.
Se fue antes de tiempo
Hacé el check-out igual. La habitación se libera y queda disponible desde hoy, no desde la fecha que decía la reserva.
Una reserva de la web que no quiero
Cancelala con el motivo. Mientras esté como solicitada, esa habitación se le sigue ofreciendo a otro.
¿La ocupación cuenta reservas o noches?
Noches. Una de siete y una de una no valen lo mismo, y contarlas igual hace que un mes de estadías largas se vea peor que uno de fines de semana.
Cambié la tarifa y una reserva vieja no cambió
Está bien. El precio se congela al reservar: lo que se pactó, se pactó.